记录保留
校董会政策.12
日期2023年6月
取代: 2007年6月
目的
蒙哥马利县社区学院(“学院”)致力于维护 创建、接收的机密记录和信息的完整性和安全性; 由书院维护及/或储存于其教学过程中 研究任务. 本记录保留政策(本“政策”)涉及 有义务确保机密信息不被未经授权或非法披露. 它旨在反映联邦和州有关隐私和保密的法律 记录，以及针对特定类别的学院政策和程序 记录和信息.
本政策旨在:
- 定义机密记录;
- 维护保护措施，防止未经授权或意外泄露机密 记录;
- 定义特定文件或记录所需的时间长度 维护和储存;
- Define and establish accountability; and
- 在处理机密资料时确定合理谨慎的适当措施; 包括在储存、运输、处理和销毁过程中的保护.
政策
学院尊重其学生，教师和工作人员的隐私和管理 记录以保障私隐. 学院遵守适用的法律和良好 它创建、接收、维护和存储的记录的业务实践.
机密档案
以下类型的记录被视为“机密”:
- 1974年《冰球突破豪华版》规定的教育记录.
- 个人雇佣记录，包括雇佣、任命、晋升、 聘用期限、工资、绩效、终止及其他情况.
- 包含健康保险定义的“受保护的健康信息”的记录 经修订的《冰球突破豪华版》(“HIPAA”).
- 受合同限制使用的记录.
- 学院的所有行政记录，除了某些例外，例如 哪些必须依法开放.
- 可能使学院面临法律责任的记录.
如对某项记录是否为机密记录有任何疑问，用户应 除非另有指示，否则将记录视为机密.
防止未经授权或意外披露的保障措施
在记录被妥善处理之前，各部门都有责任确保其安全 对其记录的查阅、维护和处置，无论记录的内容如何 格式和/或位置. 每个部门都有责任确保员工， 和其他人，只被允许访问对履行至关重要的机密信息 他们的职责. 此外，各部门必须确保获准进入的人员 培训并采取合理的保护措施来保护机密信息. 校长应指定一名保管人负责确保每个部门 遵守本政策的要求.
记录的储存和处理
原产地部门可以在其办公室保管和保存记录，只要 根据学院的规定，所有记录均有权销毁和处置 记录保留时间表.
以电子方式创建、保留或存储的记录的维护和处理 格式处理应与传统记录相同. 除非留存率 除非法律要求，纸质记录被扫描成安全的数字记录 格式可以立即通过粉碎处理. 生成的数字文件必须 的资料，并在必要时加以更新，以确保保留为 本保单要求. 各部门应授权储存、销毁、 以及处置其职权范围内的记录的准则 学院的记录保留时间表. 在此之前，所有文件将被妥善粉碎 来处理.
记录保留时间表
学院的 记录保留时间表 是否有规定记录保存时间长度的指南. 该附表旨在涵盖所有具有合法， 法规或管理层保留要求.
保管人应被告知未被记录保留所涵盖的任何记录 时间表. 监护人将在与学院法律顾问协商后决定， 是否销毁有关纪录，或将有关纪录加入纪录保存 时间表.
重复的记录应尽早销毁和处理.
在索赔、诉讼、政府事件中暂停记录保留计划 调查、传票、传票或其他正在进行的事项
法律程序(传票、传票等)送达后，或得知 调查或审计，或提出索赔，无论是正式的还是非正式的，或 发生争议时，应暂停《冰球突破豪华版》并保留相关记录 对法律程序、索赔、争议、调查或审计不得毁损; 等待问题的解决.
延长保留期
超出记录保存指南的记录 附表将按照本政策处理.
破坏授权
已经过了生命周期活跃阶段的大学记录 不再需要在原办公室进行日常运作 办公室可以由办公室工作人员识别. 当这些记录得出结论时 在其保留期限内，原籍局将为其启动程序 记录的销毁和处理.
在达到记录保留时间表规定的期限后，或 任何延期，销毁记录应由上级授权 原产地司的官员. 销毁和处理记录的要求可以 由高级官员发起.
销毁记录
销毁记录是描述和记录这些记录的清单 授权销毁的所有格式，以及销毁的日期、代理和方法 破坏. 销毁记录本身不得包含任何保密信息. 预计销毁记录的副本应保留在办公室 原产地. 销毁记录可以以纸张、数字或其他格式保存.
违反本政策的行为
违反本政策的行为将受到严肃处理. 员工未能遵守规定 违反本政策可能导致纪律处分，直至并包括解雇. 学生 学院雇用的员工违反本政策将被终止其工作 并可能根据学生行为准则受到纪律处分. 其他受本政策保护的人可能会失去与志愿者签订合同的机会 或以其他方式为书院提供服务. 视情况而定， 违规者还可能受到联邦法律的刑事或民事起诉 或者州法律.